Las 25 reglas de oro para una reunión eficaz

Las reuniones son un mal necesario. Lamentablemente, muchas veces perdemos nuestro tiempo al tener muchas reuniones. La mayor causa es la falta de organización y priorización de nuestro tiempo y del equipo. En este artículo, te daremos 25 reglas de oro para una reunión eficaz.

Estas reglas básicas te ayudaran a tener una reunión eficaz y mejores resultados en todas tus reuniones.

¡Acuérdate de solo convocar a una reunión si realmente es necesario y no alargar las reuniones por más de una hora!

1, Checklist inicial para cada reunión

  1. Fecha y hora de la reunión.Listado - Reunión eficaz
  2. Ubicación de la reunión.
  3. Objetivos de la reunión:
    • Dar información
    • Motivar
    • Resolver conflictos
    • Buscar soluciones
    • Tomar decisiones
  4. Nombre de participantes o miembros del equipo.

Esto es lo mínimo que necesitas saber antes de organizar una reunión. También utiliza la regla de Las 2 Pizzas de Jeff Bezos:

“Si no puedes alimentar a un grupo con dos pizzas, probablemente el grupo es demasiado grande.”

Toma en cuenta que una reunión eficaz requiere del equipo necesario para que fluya la comunicación entre todos.

2, Antes de la reunión

Si tú eres la persona que está organizando la reunión, asegúrate de prepárate antes de llegar a hablar con tu equipo. No hay peor error que llegar a una reunión sin una agenda, rumbo o persona que lidere el proceso. Toma control de la reunión y asegúrate de seguir tu agenda.

Esto ayudara a que no pierdas el tiempo de tu equipo.

  1. La reunión tiene que tener objetivos definidos.
  2. Los participantes a asistir a la reunión han sido identificados.
  3. El horario de la reunión ha sido definido.
  4. La ubicación de la reunión ha sido establecida.
  5. Has creado una agenda para la reunión.
  6. Todo material necesario antes de la reunión ha sido enviado a los participantes.
  7. El lugar de reunión ha sido reservado, preparado y listo.

3, Durante la reunión

Sigue la agenda que hayas establecido. A menos de que surja un tema más importante donde tengas que tomar una decisión, trata de no desviarte con discusiones que no tengan que ver con los temas pre-establecidos en tu agenda.

El seguir tu agenda te ayudará a enfocar tu tiempo y esfuerzo para lograr tomar decisiones con tu equipo. Toma nota de todo lo que se decida durante las discusiones y puntos principales que se hayan establecido. Estas notas te ayudaran a resumir la reunión y priorizar los siguientes pasos.

  1. ¡La reunión empieza a TIEMPO!
  2. La agenda es revisada con el equipo.
  3. El propósito u objetivo de la reunión son establecidos.
  4. Utiliza los primeros minutos para aclarar los puntos fundamentales.
  5. La agenda es la base de las discusiones.
  6. Un tema es discutido a la vez.
  7. Una persona habla a la vez.
  8. Todos los participantes tienen oportunidad de dar su opinión.
  9. Responsabilidades son asignadas para cada tarea.
  10. Se establecen fechas para cada tarea.
  11. Fecha, lugar y hora son establecidos para la siguiente reunión.
  12. La reunión termina en el tiempo establecido.
  13. Todos los participantes terminan la reunión sabiendo los siguientes pasos.

4, Después de la reunión

Asegúrate de dar un seguimiento después de la reunión. Envía un email oReunión eficazmemo con los puntos claves discutidos y las decisiones o tareas identificadas. Esto te ayudara a darle seguimiento a los temas pendientes y que todos los participantes tengan establecido quienes son responsables de cada tarea.

  1. Todos los participantes reciben un memo con los pasos a seguir en las siguientes 24 horas.
  2. Toda área o discusión que haya quedado pendiente se agenda para la siguiente reunión.
  3. Se delega y da seguimiento a todas las tareas asignadas.

Estas 25 reglas de oro te ayudaran a tener una reunión eficaz con tu equipo. Sigue estos pasos y veraz como obtener mejores resultados de todas tus reuniones.








Reglamento de la sexta edición de Startup Weekend San Luis

Startup Weekend es una organización sin fines de lucro constituida en mayo 2009 con base en Seattle, Washington, EUA, cuya principal misión es apoyar el desarrollo y la expansión del espíritu emprendedor a través de la generación de talleres en todo el mundo como entorno para educar e inspirar a miles de emprendedores, sumergiéndolos en el proceso de transformar una idea en un negocio viable. En el transcurso de 54 horas, los participantes presentan ideas, forman equipos y, en última instancia, ponen en marcha empresas en un ambiente libre de riesgo, conectando talentos, mentores y recursos entre sí.

Los ganadores de este evento serán seleccionados objetivamente usando los criterios que se muestran abajo; deberás de leer y cumplir con dichas reglas para entrar en la sexta edición de Startup Weekend San Luis .

¿Quiénes pueden participar?

Startup Weekend está dirigido a cuatro perfiles de participantes:

Diseñadores.- aquellos interesados en crear interfases y experiencias de usuario, desarrollo de objetos, productos o conceptos, aumentando el impacto de las ideas de negocio y agregando la chispa de diseño que cautivará a tus clientes potenciales.

Programadores o desarrolladores de software.- aquellos que transforman las ideas en productos tangibles a través del código. Si conoces PHP, iOS, Android, Ruby o alguna otra herramienta de desarrollo este boleto es para ti.

Personas de negocios.- aquellos con experiencia en mercadotecnia, comercio internacional, conocimientos legales, financieros y en general, cualquier cuestión relacionada con los negocios. Debes contar con las herramientas administrativas para guiar a tus compañeros de equipo a través del desarrollo de un modelo de negocios.

Emprendedor.- cualquier persona interesada en convertirse en un emprendedor, no es necesario que hayas estudiado algo relacionado con ello, simplemente necesitas ganas de crear empresas.

 

  • Los participantes deben desarrollar una de las ideas propuesta en el Startup Weekend San Luis.
  • Los miembros del equipo participante no deben ser directores o empleados de cualquiera de nuestros patrocinadores gold, familiares directos de cualquiera de los mencionados también serán descalificados.

¿Cómo participar?

Necesitas adquirir tu boleto en http://bit.ly/swslpgov y presentarte el 26 de junio a partir de las 6:30 pm en las instalaciones de la Escuela Bancaria y Comercial EBC, Campus San Luis Potosí.

¿Qué puedo ganar?

El equipo ganador se llevará $60,000.00 para desarrollar su producto.

El segundo lugar obtendrá $30,000.00 para desarrollar su producto.

El tercer lugar obtendrá $15,000.00 para desarrollar su producto.

Los ganadores se determinarán de entre todas las ideas por el quipo de jueces y serán anunciados una vez terminen las presentaciones finales el día domingo 28 de junio de 2015. Premios adicionales podrán ser entregados a participantes destacados, por lo que deberán estar presentes todos los seleccionados.

NOTA: Los premios están sujetos al desarrollo y puesta en marcha del producto en un lapso menor a dos meses a partir del 28 de junio de 2015. No hay garantía que exprese que un equipo reciba algún premio, independientemente que quede dentro de los primeros lugares. Si ningún equipo cumple con los criterios aquí señalados, o si ninguna idea tiene una oportunidad razonable de éxito, el comité de jueces determinará que no habrá ganadores para la competencia y ningún premio será entregado. Cualquier impuesto que se deba pagar por los premios es responsabilidad de quien los ganó. Los premios no son transferibles; todos los elementos del premio están sujetos a cambio sin previo aviso a decisión del equipo organizador. Cada patrocinador es responsable de otorgar su premio, excluyendo de responsabilidades a los demás (jueces, mentores u organizadores del evento).

¿Cómo se decidirá al ganador?

Esto lo determinará un panel de jueces, el cual estará formado por gente representativa para el municipio, empresarios, investigadores y líderes emprendedores que serán parte del jurado de esta competencia. La idea de negocio será evaluada con base en:

  • Oportunidades razonables para que el producto tenga éxito
  • El producto satisface una necesidad real para el gobierno
  • El equipo tiene una ejecución estratégica firme
  • El equipo identifica los recursos para tener éxito
  • El equipo utiliza los recursos disponibles de manera efectiva
  • El equipo tiene una ventaja competitiva creíble y real
  • El equipo tiene un mercado objetivo claro
  • El producto contribuye al desarrollo de San Luis Potosí
  • Está abierto a la asesoría y sigue recomendaciones

Todas las decisiones dentro de la competencia excepto el criterio de evaluación estarán a cargo de los organizadores y los patrocinadores. Las decisiones de los jueces son definitivas así como las reglas oficiales.

Otras condiciones para la competencia

Trabajos originales o de autoría propia.  Todas las solicitudes deben ser originales y requieren estar libres de derechos de autor.

Entrega de los premios. Cualquier premio en efectivo constituye una inversión en el modelo de negocio. Los jueces no recibirán incentivos por parte de los equipos a cambio de ganar. Los premios para los ganadores serán emitidos a nombre de de un integrante del equipo y los jueces/patrocinadores/organizadores no se hacen responsables por su repartición posterior.

Competencia.  No asumimos ninguna responsabilidad por problemas técnicos o de otro tipo.

Los participantes que violen las reglas definidas en este espacio, interfieran con el avance del evento o promuevan conductas que perjudiquen o vayan en contra de nuestros patrocinadores/organizadores/jueces, la competencia misma, o algún otro participante, serán sujetos a descalificación. Los organizadores se reservan el derecho de admitir las ideas cuya credibilidad sea dudosa.

Renuncias y deserción. Al momento de registrarse, los participantes aceptan que los organizadores, los patrocinadores y los jueces están libres de toda responsabilidad en caso de lesiones, pérdidas o daños de cualquier tipo en relación con la competencia. Entrar a la competencia obliga a los participantes a aceptar estas reglas, sin que se les permita reclamar ambigüedades o errores en las mismas. Si tienes alguna duda por favor contáctanos a slp@startupweekend.org