Las 25 reglas de oro para una reunión eficaz

Las reuniones son un mal necesario. Lamentablemente, muchas veces perdemos nuestro tiempo al tener muchas reuniones. La mayor causa es la falta de organización y priorización de nuestro tiempo y del equipo. En este artículo, te daremos 25 reglas de oro para una reunión eficaz.

Estas reglas básicas te ayudaran a tener una reunión eficaz y mejores resultados en todas tus reuniones.

¡Acuérdate de solo convocar a una reunión si realmente es necesario y no alargar las reuniones por más de una hora!

1, Checklist inicial para cada reunión

  1. Fecha y hora de la reunión.Listado - Reunión eficaz
  2. Ubicación de la reunión.
  3. Objetivos de la reunión:
    • Dar información
    • Motivar
    • Resolver conflictos
    • Buscar soluciones
    • Tomar decisiones
  4. Nombre de participantes o miembros del equipo.

Esto es lo mínimo que necesitas saber antes de organizar una reunión. También utiliza la regla de Las 2 Pizzas de Jeff Bezos:

“Si no puedes alimentar a un grupo con dos pizzas, probablemente el grupo es demasiado grande.”

Toma en cuenta que una reunión eficaz requiere del equipo necesario para que fluya la comunicación entre todos.

2, Antes de la reunión

Si tú eres la persona que está organizando la reunión, asegúrate de prepárate antes de llegar a hablar con tu equipo. No hay peor error que llegar a una reunión sin una agenda, rumbo o persona que lidere el proceso. Toma control de la reunión y asegúrate de seguir tu agenda.

Esto ayudara a que no pierdas el tiempo de tu equipo.

  1. La reunión tiene que tener objetivos definidos.
  2. Los participantes a asistir a la reunión han sido identificados.
  3. El horario de la reunión ha sido definido.
  4. La ubicación de la reunión ha sido establecida.
  5. Has creado una agenda para la reunión.
  6. Todo material necesario antes de la reunión ha sido enviado a los participantes.
  7. El lugar de reunión ha sido reservado, preparado y listo.

3, Durante la reunión

Sigue la agenda que hayas establecido. A menos de que surja un tema más importante donde tengas que tomar una decisión, trata de no desviarte con discusiones que no tengan que ver con los temas pre-establecidos en tu agenda.

El seguir tu agenda te ayudará a enfocar tu tiempo y esfuerzo para lograr tomar decisiones con tu equipo. Toma nota de todo lo que se decida durante las discusiones y puntos principales que se hayan establecido. Estas notas te ayudaran a resumir la reunión y priorizar los siguientes pasos.

  1. ¡La reunión empieza a TIEMPO!
  2. La agenda es revisada con el equipo.
  3. El propósito u objetivo de la reunión son establecidos.
  4. Utiliza los primeros minutos para aclarar los puntos fundamentales.
  5. La agenda es la base de las discusiones.
  6. Un tema es discutido a la vez.
  7. Una persona habla a la vez.
  8. Todos los participantes tienen oportunidad de dar su opinión.
  9. Responsabilidades son asignadas para cada tarea.
  10. Se establecen fechas para cada tarea.
  11. Fecha, lugar y hora son establecidos para la siguiente reunión.
  12. La reunión termina en el tiempo establecido.
  13. Todos los participantes terminan la reunión sabiendo los siguientes pasos.

4, Después de la reunión

Asegúrate de dar un seguimiento después de la reunión. Envía un email oReunión eficazmemo con los puntos claves discutidos y las decisiones o tareas identificadas. Esto te ayudara a darle seguimiento a los temas pendientes y que todos los participantes tengan establecido quienes son responsables de cada tarea.

  1. Todos los participantes reciben un memo con los pasos a seguir en las siguientes 24 horas.
  2. Toda área o discusión que haya quedado pendiente se agenda para la siguiente reunión.
  3. Se delega y da seguimiento a todas las tareas asignadas.

Estas 25 reglas de oro te ayudaran a tener una reunión eficaz con tu equipo. Sigue estos pasos y veraz como obtener mejores resultados de todas tus reuniones.

10 Tricks To Appear Smart In Meetings (Humorous Infographic).

infographic by The Cooper Review 


Need more infographics? Check out:

3 Ways Steve Jobs Made Meetings Insanely Productive — And Often Terrifying

American businesses lose an estimated $37 billion a year due to meeting mistakes.

Steve Jobs made sure that Apple wasn’t one of those companies.

Here are three ways the iconic CEO made meetings super productive.

1. He kept meetings as small as possible.

In his book “Insanely Simple,” longtime Jobs collaborator Ken Segall detailed what it was like to work with him.

In one story, Jobs was about to start a weekly meeting with Apple’s ad agency.

Then Jobs spotted someone new.

“He stopped cold,” Segall writes. “His eyes locked on to the one thing in the room that didn’t look right. Pointing to Lorrie, he said, ‘Who are you?'”

Calmly, she explained that she was asked to the meeting because she was a part of related marketing projects.

Jobs heard her, and then politely told her to get out.

“I don’t think we need you in this meeting, Lorrie. Thanks,” he said.

He was similarly ruthless with himself. When Barack Obama asked him to join a small gathering of tech moguls, Jobs declined — the President invited too many people for his taste.

2. He made sure someone was responsible for each item on the agenda.

In a 2011 feature investigating Apple’s culture, Fortune reporter Adam Lashinsky detailed a few of the formal processes that Jobs used, which led Apple to become the world’s most valuable company.

At the core of Job’s mentality was the “accountability mindset” — meaning that processes were put in place so that everybody knew who was responsible for what.

As Lachinsky described:

Internal Applespeak even has a name for it, the “DRI,” or directly responsible individual. Often the DRI’s name will appear on an agenda for a meeting, so everybody knows who is responsible. “Any effective meeting at Apple will have an action list,” says a former employee. “Next to each action item will be the DRI.” A common phrase heard around Apple when someone is trying to learn the right contact on a project: “Who’s the DRI on that?”

The process works. Gloria Lin moved from the iPod team at Apple to leading the product team at Flipboard — and she brought DRIs with her.

They’re hugely helpful in a startup situation.

“In a fast-growing company with tons of activity, important things get left on the table not because people are irresponsible but just because they’re really busy,” she wrote on Quora. “When you feel like something is your baby, then you really, really care about how it’s doing.”

3. He wouldn’t let people hide behind PowerPoint.

Walter Isaacson, author of the “Steve Jobs” biography, said, “Jobs hated formal presentations, but he loved freewheeling face-to-face meetings.”

Every Wednesday afternoon, he had an agenda-less meeting with his marketing and advertising team.

Slideshows were banned because Jobs wanted his team to debate passionately and think critically, all without leaning on technology.

“I hate the way people use slide presentations instead of thinking,” Jobs told Isaacson. “People would confront a problem by creating a presentation. I wanted them to engage, to hash things out at the table, rather than show a bunch of slides. People who know what they’re talking about don’t need PowerPoint.”